一、员工工作处对毕业生档案的各项材料进行集中整理，材料内容包括：高考报名登记表、基本情况信息表、高等学校毕业生登记表、学习成绩单、毕业论文、实习鉴定表、奖惩材料、入党材料、报到证（就业指导中心单独封装），整理完毕后，在规定时间内移交档案和名册至学校就业指导中心。

二、针对每一届毕业生建立档案管理数据库，制作《zoty中欧官方网站XX届毕业生档案数据库》，确保每一份档案信息详实，去向明确，处理意见清楚。

三、对材料齐全的档案进行封装、邮寄。学校就业指导中心在接到员工处移交的档案后一个月内通过EMS形式寄发。

四、对于在库且没有办理任何档案托管手续的毕业生档案，通过EMS形式邮寄到生源所在地的省（市、县）毕业生就业管理部门，邮寄地址详见全国各省市、湖南省各市州毕业生就业工作部门通讯录。

五、档案遗失补办。在员工档案确认为遗失时，员工可以到机要室、员工工作处、各学院补办相关档案材料，如高校录检信息表、员工成绩单、基本情况信息表、毕业生登记表、毕业论文、实习鉴定表等，补办《报到证》按照湖南省大中专学校员工信息咨询与就业指导中心相关规定办理，补办完毕将材料统一交学工处审核密封、就业指导中心邮寄。

六、毕业生档案的查询

应届毕业生一般在当年9月中旬即可查询其档案去向，查询电话：0731-88686649，查询网址：zoty中欧官方网站就业信息网“档案查询”栏目。若出现档案材料的漏装、误装等情况请咨询员工处（0731-88689263）。

本规定自2018年6月6日起执行，由学校就业指导中心负责解释。