第一条为进—步规范公司员工档案管理工作，充分发挥员工档案在员工日常教育管理、毕业以及推荐就业等方面的作用，特制定本规定。

第二条员工档案是指员工进入高中学习之日起，到大学毕业这段时间个人历史的记载。存档材料主要包括：

（一）高中档案材料，包括高中毕业生登记表、考生报名登记表、高中毕业生体检表。相关材料须由有关单位或个人签名（盖章）予以证实。“考生报名登记表”除根据省级教育行政部门规定可由公司人才招聘指导处打印并盖章的以外，其余由员工高中档案提供。

（二）大学期间材料，包括员工入学登记表、基本情况表、员工成绩单、实习鉴定表、高等学校毕业生登记表、毕业论文（设计）评审书、党员材料（限员工党员）、团员材料、授予学士学位通知书等。

第三条公司全日制本专科员工在校期间的档案由员工工作处统一管理。在员工毕业后,档案由人才招聘指导处负责转移。

第四条在校员工档案的管理

（一）高中档案材料的管理

1、新生在入学报到时将高中档案交给辅导员（班主任）。

2、辅导员（班主任）应拆启并认真检查每份档案，及时了解员工情况。对于材料不齐全或材料缺签章的，辅导员（班主任）应督促员工在第一学期内补齐补正，并交学院汇总。

3、各学院指定专人负责，按班级、学号顺序收集整理本学院新生高中档案，并移交给员工工作处；对于材料不齐或缺签章的档案，应单独列出，并填写、移交《新生档案问题一览表》。员工工作处员工档案管理人员对新生高中档案再次检查，如有材料不齐全或材料缺签章的档案，应逐份登记，并统一反馈至学院，学院须通知员工在三个月内补齐补正相关材料。

（二）大学期间档案的管理

1、员工在校期间，员工工作处员工档案管理人员应将各有关部门移交的员工相关材料及时归入其本人档案。员工在校期间获校级及以上各类奖励的，其获奖情况应及时录入“员工基本情况表”。

2、休、复学员工的档案由员工工作处每学期按实际情况对其进行调动，以便查询和保管；对于“专升本”员工、转专业、留级等学籍发生异动的员工，教务处应在两周内将相关文件送至员工工作处，员工工作处应在收到文件后一周内完成档案的收集与调动。员工应征入伍的,其在部队期间的档案材料,在复学时交员工工作处，由员工工作处档案管理人员将该材料纳入员工档案。

3、员工工作处员工档案管理人员做好员工档案调阅的管理工作。

4、员工从学校转出或退学的，在办理好相关手续后，档案由员工本人领走。员工拒不领走的，由员工工作处将其档案寄往员工户籍所在地，由员工或其家长接收。

第五条毕业生档案的管理

（一）毕业生档案材料的收集

1、员工基本情况表由员工工作处在每年6月15日之前打印。

2、高等学校毕业生登记表、党员材料（限员工党员），员工成绩单、实习鉴定表、毕业论文（设计）评审书，由各学院按照班级、学号进行整理，每年6月30日前统一移交员工工作处。

3、授予学士学位通知书由学校教务处按照学院、班级、学号进行整理，每年6月30日前统一移交员工工作处。

（二）毕业生档案材料的清理与移交

1、员工工作处依据学校准予员工毕业的文件，指定专人检查每个员工档案的材料是否齐全，发现缺漏相关材料时，应逐一登记，并将检查结果及时反馈给各学院或相关部门。相关学院或部门应在一周内补齐所缺材料。

2、由于员工不配合的原因导致该生档案材料无法补齐时，员工工作处在将档案材料缺漏原因的说明材料装入档案后，视为所缺材料已补齐，由此引起的后果由员工自行承担。

3、员工工作处将符合要求的档案与人才招聘指导处进行移交，并对遗留在员工工作处的档案进行登记，建立数据库以备查找。

（三）毕业生档案的自提

1、原则上员工档案的提取应公对公办理，如有特殊情况需进行档案自提，须由档案本人提出申请并办理，不能由他人代办。

2、办理档案自提时应出示本人的员工证、身份证、单位调档函（已盖章的原件），单位调档函由员工工作处留存。

3、毕业生自提档案时，由本人按照档案袋上《材料目录》当面逐项清理档案袋内材料是否完善齐全，检查无误后由员工工作处封印档案，由员工签字领取。

（四）、毕业生档案转递

1、毕业生在离校前必须按规定填好档案寄送地址经学院审核后交学校就业指导中心。学校就业指导中心在接到员工处移交的档案后一个月内通过EMS特快专递的形式寄发，同时，做好相关信息的存档、入库，以备查询。具体情况如下：

（1）已签约且用人单位接收档案的将按照协议书上的档案转寄地址转寄档案。

（2）研究生、公务员、选调生和村官等的档案将按照调档函的详细要求邮寄档案。

（3）办理托管的毕业生档案将转递到湖南省大中专学校员工信息咨询与就业指导中心。

（4）办理各地人才市场人事代理的毕业生档案将按相应人才市场的要求转递。

（5）回原籍的毕业生档案：按照生源所在地档案保管部门要求的档案转寄地址转寄档案，注：有些部门（大部分省外生源所在地）需要开具调档函才能邮寄，具体可以咨询学校就业指导中心。

（6）西部计划、援疆援藏等基层就业毕业生档案可以自愿申请暂由学校就业指导中心保管。待基层就业录用结果出来以后，毕业生应到学校就业指导中心办理档案转递；逾期未来校办理档案转递手续的，学校就业指导中心将其档案全部转递回原籍。

2、零星派遣的毕业生的档案转递：毕业生须持本人的《就业报到证》、毕业证和身份证复印件、就业协议或劳动合同、调档函到学校就业指导中心办理档案转递手续。委托别人办理转递手续的，代办人必须提供自己的身份证复印件和委托书，方能办理转递手续。

3、零星派遣的毕业生档案的传递时间一般安排在工作日内办理，节假日和其他时间不受理。

4、零星派遣的毕业生的档案原则上不能交由员工本人带走，如特殊原因需本人自提的，须凭档案接受单位开具的委托自提的调档函，方能到学校就业指导中心办理自提手续。

第六条遗留档案的管理与查询

1、对没有档案去向的毕业生档案，学校就业指导中心将统一寄回生源地毕业生档案管理单位。

2、因档案转寄地址不详、投递错误或其他原因退回的毕业生档案，将由学校毕业生就业指导中心暂时保管，待转寄地址查清后将重新投递。两年之后，遗留在学校就业指导中心的档案将全部转递回生源地毕业生档案管理单位。

3、延长修业年限员工的档案由员工工作处按在校员工档案进行管理。该生毕业时，其档案按照毕业档案管理流程处理。

4、结业员工的档案由员工工作处集中管理。在最长修业年限内，结业员工达到毕业要求、获得毕业证书的，可凭毕业证书向员工工作处申请档案自提或将档案寄往其指定单位；在最长修业年限内不能获得毕业证书的，其档案由本人自提或由员工工作处寄往其户籍所在地。

第七条对调阅的员工档案，未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件等。对所了解的档案内容要严守机密，妥善保存，违者将追究有关人员的责任。

第八条本规定从2019年9月1日起施行，由员工工作处、人才招聘指导处负责解释。